Gestión Documental y Archivos
Las empresas acumulan una gran cantidad de documentos que apenas caben en los espacios dedicados a ellos. A este problema hay que añadir la limitación de los recursos que se destinan a gestionar los archivos, pues la cantidad de documentos aumenta paulatinamente: archivos de oficina, bases de datos y mucho más.
El tratamiento o manejo documental puede ser muy sencillo gracias a los servicios de organización de archivos archivo y la gestión documental para empresas de cualquier sector: documentos gráficos (mapas, planos, fotografías…), textuales (manuscritos o impresos), documentos financieros, archivos administrativos, bases de datos, historias clínicas, etc, procedentes de instituciones públicas o privadas, colecciones familiares…
Servicios Archivísticos
Tratamiento Archivístico
Consiste en la identificación de los, Fondos Documentales, Órganos Productores y Tipos Documentales, la clasificación, ordenación, descripción, instalación y valoración, siguiendo los Principios de Respeto a la Procedencia de los Fondos y al Orden Original, siguiendo el Cuadro de Clasificación existente o bien creado.
Los índices obtenidos tras esta descripción serán integrados posteriormente en un sistema de base de datos del propio cliente.
Organización documental
El diseño y creación de un archivo son importantes para una correcta documentación de una entidad. Se crea el archivo mediante, lo que se llama “ciclo vital de los documentos”: la identificación, clasificación y ordenación de la documentación; la elaboración de instrumentos de control y descripción; creación y cotejo de inventarios:
- Gestión integral de documentos físicos (soporte papel) de una oficina y de archivo: identificación de series, cuadros de clasificación, ordenación, informatización, localización, préstamo, valoración y selección.
- Gestión integral de documentación virtual, e-expedientes: identificación de series, clasificación, ordenación, metadatos e informatización, localización, préstamo, valoración y selección.
Mantenimiento de los Archivos de oficina y centrales
Ingreso de transferencias de expedientes desde las oficinas (integración de nuevos fondos documentales), elaboración de calendarios de transferencias, localización y préstamo de expedientes, formación y asesoramiento a los diferentes servicios de la empresa o institución.
Expurgo de documentos
Es la fase final de los procesos de valoración y selección documental, llevada a cabo según la normativa vigente para las entidades. La tarificación de este servicio se ajustará al volumen de documentos a eliminar, y a las características de la selección de expedientes (realización o no de muestreo).