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Digitalización de Documentos

Las nuevas tecnologías aplicadas a la preservación, catalogación e indexación documental ha revolucionado el funcionamiento de los archivos históricos y empresariales en los últimos años.

Cualquier entidad pública o empresa sabe que cuando se posee y gestiona un elevado número de documentos, son muchos los problemas a los que nos enfrentamos en su gestión: dificultad a la hora de consultarlos, el deterioro producido por su manipulación, la no disponibilidad de la documentación a distancia, la falta de espacio físico, la necesidad de personal para su gestión y mantenimiento, etc. 

La digitalización resuelve muchos de estos inconveniente proporcionando además una seguridad en su preservación.

Beneficios Tangibles:

  • Disminución en el uso de papel e impresiones.
  • Disminución en el costo de almacenamiento.
  • Reducción de copias y copiadoras (mantenimiento, consumibles).
  • Disminución del personal dedicado a archivar y buscar información.
  • Disminución en mantenimiento de archivos físicos.
  • Eliminación de archivos históricos físicos.

Beneficios Intangibles:

  • Más tiempo disponible para trabajar y menos tiempo perdido en archivar.
  • Descentralización de la información.
  • Acceso total y rápido a la información.
  • Seguridad en los archivos.
  • Mejor uso de la información para la toma de decisiones.
  • Aprovechamiento de espacios usados en archivos (costo de oportunidad).
  • Mayor productividad del personal.
  • No más pérdida o traspapelado de documentos.
  • Seguridad en encontrar toda la información archivada.

Pasos para la digitalización

Preparación de la documentación

Para su tratamiento, de forma que evitemos el deterioro de los originales (limpieza, desgrapado…) unifiquemos tamaños y formatos.

Digitalización

Trabajamos en exclusiva con Futjisut, lo que permite afrontar con las máximas garantías de rapidez, eficacia y calidad cualquier proyecto de digitalización y tratamiento documental.

Filtros y tratamiento de imagen

Aplicación de ScanSnap capture para la mejora de calidad de imagen, en tiempo real de captura de imagen (Hardware) y en procesos diferidos (Software).

Grabación de datos

La grabación de datos se realiza en función de las características de los documentos de forma manual o automatizada.

Los beneficios de la digitalización pueden ser aprovechados por todas las ramas industriales y comerciales, como ser:

  • Contabilidad: Libros contables, información relacionada con Empresas y COLD.
  • Bancos: Cheques, boletas, fichas, Carpetas de Clientes, Informes de créditos.
  • Administración Pública: Ayuntamientos, departamentos, empresas públicas (EMASESA…)
  • Aseguradoras: Contratos, Pólizas, liquidaciones, etc.
  • Estudios de Abogados y Escribanos: Expedientes, Escrituras, carpetas de clientes.
  • Hospitales y Clínicas: Fichas médicas, Historias Clínicas, etc.
  • Universidades y Colegios: Exámenes, Libros de asistencia, información académica.
  • Empresas: Legajos de personal, Facturas de Proveedores, etc.
  • Abogados
  • Comercios: grandes almacenes, distribuidores, hipermercados y supermercados
  • Particulares: Folletería, Catálogos, Biblioteca, etc.

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