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Auditoria y Consultoria Documental

Las empresas acumulan una gran cantidad de documentos que apenas caben en los espacios dedicados a ellos. A este problema hay que añadir la limitación de los recursos que se destinan a gestionar los archivos, pues la cantidad de documentos aumenta paulatinamente: archivos de oficina, bases de datos y mucho más.

Organizo toda clase de fondos documentales (históricos, administrativos, clínicos…), tanto de entidades públicas como privadas, con diferentes niveles de descripción (inventario, catálogo…). Le ayudo a identificar, inventariar y controlar sus fondos documentales, a mejorar los espacios dedicados al archivo, a establecer mecanismos eficaces para controlar la producción documental, en definitiva ayudamos a mejorar los procesos de trabajo.

El tratamiento o manejo documental puede ser muy sencillo gracias a los servicios de organización de archivos archivo y la gestión documental para empresas de cualquier sector: documentos gráficos (mapas, planos, fotografías…), textuales (manuscritos o impresos), documentos financieros, archivos administrativos, bases de datos, historias clínicas, etc, procedentes de instituciones públicas o privadas, colecciones familiares…

Los documentos obsoletos ocupan un espacio muy necesario para archivar nueva información. No tendrá que preocuparse por mantener sus archivos actualizados, ya que elaboramos calendarios de expurgo de documentos que se ajustan a cada tipo de archivo y a cada serie documental.

El primer paso a la hora de realizar una Auditoría Documental sería saber el tamaño de la empresa en la cual se va a realizar, la actividad a la que se dedica la misma y la antigüedad de los documentos de los que dispone (para saber si en algún momento se ha realizado un expurgo). Introducción a la Consultoría Documental

Un auditor es una persona experta en la materia de la que trata, en un plano preferentemente práctico, capaz de analizar un problema y dar una solución realista, es decir, que se materializa a través de un proyecto (no se queda en un plano teórico o conceptual). Además basa su actividad en un método eficaz y eficiente para capturar información de valor, analizarla y proponer mejoras.

Un proyecto de consultoría documental al menos debe contemplar las siguientes etapas generales:

  • Análisis y diagnóstico de situación actual.
  • Propuestas de mejora.
  • Plan de implantación.

Se deben evitar las propuestas que analizan la situación actual y proponen mejoras sin acompañar un plan de implantación ya que son incompletas y probablemente alejadas de la realidad.

Independientemente del alcance del trabajo, la consultoría en el ámbito documental obliga necesariamente a conocer con cierta precisión información corporativa. La realidad documental refleja perfectamente la “historia del organismo” y su proyección.

En las páginas web podemos encontrar información de cualquier empresa o institución, sea cual fuere su naturaleza, para la realización de la Consultoría:

  • Administraciones Públicas
  • Ámbito de las Empresas

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