Etiqueta: Custodia Documental

Protección de Datos Personales en la Custodia y Destrucción documental

El cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos(en adelante LOPD) es un requisito fundamental en los servicios de custodia y destrucción documental,operaciones propias del tratamiento de la documentación,producida en el Archivo de Oficina. Al tratarse en muchos casos de documentación que contiene datos sensibles o que conservan valor probatorio, hay que poner especial cuidado en que los datos que contienen no lleguen a manos de terceros para evitar situaciones problemáticas como la suplantación de personalidad, que produzcan una violación del artículo 18 de la Constitución Española, relativo al derecho al honor, la intimidad personal y familiar, a la preservación de la propia imagen, a la inviolabilidad del domicilio y a la salvaguarda y secreto de las comunicaciones.

Casi cualquier empresa y entidad pública tendrá que estarcertificada en la LOPD y disponer de ficheros registrados en laAgencia Española de Protección de Datos, ya que la ley regula toda aquella documentación que contenga datos personales identificados o identificables de las personas. El tipo de información que contengan los documentos que genere y maneje en su gestión diaria, determinará el nivel de protección concreto al que tendrá que estar suscrita según el Reglamento de desarrollo de la LOPD: Continue Reading

La Xunta mejorará sus archivos al detectar deficiencias en tres consellerías

xunta-mejoraraUna nueva ley obligará a contratar más archiveros

El Ejecutivo autonómico evaluará la necesidad de nuevas instalaciones para guardar documentos.

La Administración genera un ingente volumen de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, que en muchos casos recoge información sensible y que necesita ser adecuadamente archivada y conservada. Sin embargo, la Xunta reconoce deficiencias en la custodia que hacen de sus papeles las consellerías de Sanidade, Medio Ambiente y Vicepresidencia. Este es uno de los argumentos que utiliza la Consellería de Cultura para justificar la nueva Lei de Archivos e Documentos de Galicia, que acaban de entregar a la Cámara. Para reforzar la salvaguarda de ladocumentación que maneja el Gobierno gallego esta normativa prevé la contratación de nuevos archiveros, así como evaluar la necesidad de nuevas infraestructuras para depositar los archivos.

En la memoria económica que acompaña a la nueva Lei de Arquivos se detallan los resultados de un estudio sobre cómo gestiona sudocumentación cada consellería. Según este informe, solo cinco de los ocho departamentos del Gobierno autonómico “superan el mínimo exigible en cuanto a custodia, tratamiento y servicio de sus documentos de acuerdo a los estándares internacionales”. Para hacer este análisis tuvieron en cuenta la presencia de archiveros o la contratación de alguna empresa para realizar el trabajo de archivo, así como la dispersión de los depósitos documentales, el estado de las instalaciones donde se guardan los papeles y los instrumentos de control sobre estos papeles. Y no cumplen estos mínimos exigibles de salvaguarda de documentación las consellerías de Sanidade, que gestiona todos los historiales médicos de los pacientes, la de Vicepresidencia, encargada de los juzgados, y la de Medio Ambiente, que posee en sus oficinas todos los contratos de obras públicas. “Sufren por ello una pérdida de eficacia y eficiencia”, argumenta la Xunta. Continue Reading

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