Etiqueta: custodia de documentos

Externalización de archivo y custodia documental

Adrián

Adrián Macias Alegre  colabora en Archinfo 2.0 con un post publicado en su propio blog http://www.dokumentalistas.com/, el post es sobre la externalización de los archivos y su custodia.

 

 by By Adrián Macias on enero, 19, 2015

La externalización de archivo físico es uno de los servicios que está siendo más demandado en la actualidad. Aunque cada vez las empresas y las instituciones están siendo más concientes de los beneficios de la gestión electrónica de los documentos, el paso hacia la oficina sin papeles no están sencillo, ya que no en todos los casos los procesos de digitalización y posterior a

archivolmacenamiento de la documentación cumplen con los requisitos de equivalencia para poder eliminar el original en papel.  Ante esta situación, la opción más viable es el outsourcing de custodia documental, ya en muchos casos la entidad no dispone de espacio suficiente para albergar el volumen de la documentación propia de su archivo intermedio o histórico que ya ha dejado de ser útil en el día a día de su actividad, pero que por ley algunos tipos documentales han de conservarse durante un tiempo determinado. Continue Reading

Protección de Datos Personales en la Custodia y Destrucción documental

El cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos(en adelante LOPD) es un requisito fundamental en los servicios de custodia y destrucción documental,operaciones propias del tratamiento de la documentación,producida en el Archivo de Oficina. Al tratarse en muchos casos de documentación que contiene datos sensibles o que conservan valor probatorio, hay que poner especial cuidado en que los datos que contienen no lleguen a manos de terceros para evitar situaciones problemáticas como la suplantación de personalidad, que produzcan una violación del artículo 18 de la Constitución Española, relativo al derecho al honor, la intimidad personal y familiar, a la preservación de la propia imagen, a la inviolabilidad del domicilio y a la salvaguarda y secreto de las comunicaciones.

Casi cualquier empresa y entidad pública tendrá que estarcertificada en la LOPD y disponer de ficheros registrados en laAgencia Española de Protección de Datos, ya que la ley regula toda aquella documentación que contenga datos personales identificados o identificables de las personas. El tipo de información que contengan los documentos que genere y maneje en su gestión diaria, determinará el nivel de protección concreto al que tendrá que estar suscrita según el Reglamento de desarrollo de la LOPD: Continue Reading

A %d blogueros les gusta esto: