SGAIM, gestiona la documentación de sus clientes desde el año 1985

Cristina Gómez Sáez, directora del departamento de consultoría de SGAIM

SGAIM, empresa de capital íntegramente español, gestiona la documentación de sus clientes desde el año 1985, en régimen de Outsourcing Off-Site e In-House. Optimiza el tratamiento de la información de los proceso de negocio de principio a fin mediante las tecnologías más avanzadas de digitalización, extracción y validación de datos. Entrevistamos a su directora de consultoría, Cristina Gómez Sáez.

¿Cuáles son los principales valores de SGAIM?

SGAIM considera que el activo principal que tiene es su capital humano, cuenta con un equipo de especialistas en gestión documental de los procesos de negocio con amplia experiencia en el sector. Su segundo activo más importante son sus partners, quienes han confiando en SGAIM para poder complementar su gestión con su portfolio de servicios. Y el tercer activo es su política de innovación tecnológica en constante contacto con las más importantes empresas de IT del mundo para ofrecer a sus clientes las soluciones óptimas que existen en el mercado.

¿Qué principales servicios y productos ofrecen a las empresas?

La cantidad de información generada por la sociedad aumenta alrededor de un 35% cada año, lo que representa un gran crecimiento en el volumen de datos que deben ser gestionados. Por eso en SGAIM, ayudamos a nuestros clientes a realizar una eficaz gestión de la información. Los servicios que SGAIM ofrece ayudan a sus clientes en la optimización de sus procesos de negocio a través de la digitalización, extracción de datos y puesta a disposición del cliente toda la información que interviene en dichos procesos. Se crean servicios especialmente diseñados para sectores como el bancario, asegurador, distribución, etc.:

  • Gestión de cuentas a cobrar.
  • Gestión de expedientes de personal.
  • Gestión de pólizas y siniestros.
  • Gestión de expedientes de riesgo para la concesión de créditos.
  • Factura electrónica.

Nuestras soluciones contemplan, además, la Conservación Tecnológica, una revolución en la custodia tradicional en la que toda la documentación archivada físicamente se ha digitalizado previamente y en la que sólo se conserva aquello que es estrictamente necesario a nivel legal o por las políticas de cada empresa. Hasta servicios especialmente diseñados para sectores como el bancario, asegurador, distribución, etc.

¿Qué herramientas aplican para desarrollar sus servicios de gestión documental?

El desarrollo de los servicios está soportado por la Plataforma ECM (Enterprise Content Management) de SGAIM. Nuestro sistema productivo permite la entrada de información en cualquier formato y canal. Para la fase más importante de nuestro servicio, la extracción de datos, utilizamos los más avanzados sistemas de OCR (Optical Character Recognition), que gracias a la combinación de muchos de ellos se obtiene el mejor resultado. Nuestro potente gestor documental TTID, permite a nuestros clientes el acceso online inmediato a la información extraída y a la imagen de los documentos.

Con todas las herramientas anteriores conseguimos ofrecer a nuestros clientes soluciones end to end, asesorándoles en todas las partes que componen la gestión documental.

¿Por qué las compañías deben confiar en una empresa global de gestión documental y consultoría como SGAIM?

A la pregunta de por qué SGAIM siempre respondemos con cuatro palabras:

  • Know How
  • Tecnología
  • Partners
  • Clientes

Con una trayectoria profesional en el sector de casi 30 años, con un departamento de Innovación y Desarrollo conectado con las más importantes empresas del sector en todo el mundo, con un equipo de partners de la categoría de T-Systems, IBM, SAGE, etc. y con una cartera de clientes superior a los 600, podemos garantizar la prestación de un buen servicio, de calidad, actualizado, completo y de confianza.

¿En qué consiste su plataforma SGAIM Cloud Capture?

El mercado nos estaba demandando una solución de rápida y sencilla implementación que permitiera a los usuarios extraer los datos contenidos en los documentos, con el simple gesto de dar a un botón en la aplicación. Por ese motivo lanzamos el servicio SGAIM Cloud Capture, trasladamos el servicio a la nube, accesible en todo momento y de esta manera no es necesaria la realización de ningún tipo de instalación compleja en los centros del cliente. Pensemos en una factura de la que queremos extraer la razón social, CIF, el importe y la fecha, por ejemplo, es tan sencillo como enviarla en formato electrónico a la plataforma y obtener de vuelta los datos contenidos en dicho documento, con la posibilidad, además de verificar la captura y poder hacer las correcciones que el cliente considere necesarias.

¿Qué cambios y novedades ha experimentado la empresa durante 2013?

El año 2013 nos ha enseñado que “la unión hace la fuerza” no es una mera frase, el mercado que hay fuera es tan agresivo y a la vez tan exigente, que debes ir de la mano de los grandes, de los mejores. SGAIM es una empresa que apuesta por la innovación tecnológica, colaborar con IBM, o T-Systems, por ejemplo, es sinónimo de crecimiento, de evolución y cómo no, de éxito. La política de partner para SGAIM ha marcado un antes y un después que nos ha abierto las puertas a clientes, a los que les hemos demostrado las mejoras que nuestras soluciones generan en sus procesos.

¿Qué propuestas y proyectos van a lanzar durante este año 2014?

En SGAIM tenemos claro que ya no puedes ser sólo bueno, tienes que ser el mejor, diferenciarte, dar soluciones a los clientes innovadoras, hacerles el trabajo más sencillo, lo que hace dos años te hacía triunfar no tiene que ser lo mismo que te haga triunfar ahora. 2014 será un año de importantes cambios para SGAIM, su objetivo principal se centrará en la generación de negocio fuera de las fronteras españolas y en el desarrollo de nuevos servicios, con los que ya estamos empezando a realizar las primeras pruebas en real. Será un año marcado por la internalización y la innovación. En el año próximo abriremos oficinas de negocio en Dublín, Berlín, Nueva York, Ámsterdam y Milán.

¿Qué ventajas aporta la gestión documental y por qué se hace cada vez más imprescindible?

Las empresas se enfrentan a un importante reto tecnológico, la gestión de la ingente cantidad de información generada por multitud de dispositivos. Cada vez es más difícil para empresas, gobiernos y ciudadanos capturar, almacenar, analizar y tomar decisiones en tiempo real sobre esta información. Es necesario tener una visión inteligente de los contenidos de los documentos para extraer el máximo conocimiento de los mismos, poder tomar decisiones inmediatas y adaptarse cada vez mejor a los comportamientos de los mercados, de los clientes y consumidores.

Las empresas deben empezar a pensar que los documentos ya no pertenecen a una única persona dentro de la organización, sino a un equipo; que puede haber varias personas modificando el mismo documento a la vez y que se puede acceder a esa información desde cualquier lugar pudiendo tomar decisiones inmediatas y proporcionando al cliente o consumidor final información en el mismo momento en el que la solicita.

La gestión documental tiene un papel fundamental que desempeñar en este futuro más tecnológico. Invertir en ella supondrá: aumento de la productividad, mejora de la competitividad y una mayor facilidad para tener presencia en los mercados exteriores.

¿Cómo ve el sector durante el 2014 y los años posteriores?

El sector de la gestión documental tiene todavía muchísimo recorrido por delante, es uno de los sectores con mayor crecimiento. Pese a que llevamos ya unos años en el mercado, te diría que esto no ha hecho más que empezar y que será así por muchos años. Los avances tecnológicos en materia de gestión documental son constantes y por lo tanto siempre es necesaria la retroalimentación para la optimización de los procesos.

Además, la coyuntura mundial ha intensificado la normativa con el objetivo de evitar fraudes, impagos… acciones ilegales que han surgido por la situación económica actual. Nos referimos a normas como Basilea III, La Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales, la obligatoriedad de consultar listas negras, etc. que afectan directamente a la gestión documental. Son necesarios nuevos controles de firmas de documentos, integridad del expediente, comprobaciones de autenticidad de documentos, plazos de conservación, etc. Para lo que seguirá siendo cada vez más necesaria la intervención de empresas como SGAIM.

Finalmente, destacamos que el nivel de automatización en materia de gestión documental de las empresas todavía es muy bajo y tienen grandes necesidades pendientes de ser resueltas. El nuestro es un negocio en auge al que le quedan muchos años por delante para seguir desarrollándose.

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Fuente: “Invertir en gestión documental supone un aumento de la productividad y mejora de la competitividad”, Cristina Gómez Sáez, directora del departamento de consultoría de SGAIM | Revista Gestión Documental.

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