¿Quién es un Archivista?

Los archivos sirven para la vida y para vivir, su objetivo no es que uno pierda en el pasado sino de que entienda el presenta.

Ser un archivista o un gestor documental es un trabajo fascinante. No hay demasiados trabajos en los cuales uno pueda decir que lo que se haga en el presenta va a ser de gran importancia dentro de cien años. Un gestor documental y un archivista necesitan sentir pasión por la historia, deben tener ojo para los detalles y un fuerte compromiso por servir. A cambio, se convierten en guardianes de la memoria de la sociedad.

El archivista: Guardián de la memoria de la sociedad

Es evidente que los archivos necesitan de un buen cuidado para mantener estas, a veces frágiles, cualidades. La pregunta es, ¿quién se encarga de que los documentos sean cuidados de tal modo que estas cualidades e información se conserven? Ese es el rol del Archivista y del Gestor Documental, gente con el talento para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los archivos a largo plazo. En especial, ellos:

  • Garantizan que la “Procedencia” prevalezca, es decir, que se conserve la información concerniente al creador del archivo para así conservar el contexto y, por lo tanto, mucho contenido vital del archivo.
  • Mantienen el “Orden Original”, por ejemplo, conservan el orden de los registros de la misma manera en que fueron dispuestos por quien los creó para que así perdure la relación existente entre los registros, lo que nos da una idea de cómo llevaba a cabo sus actividad el creador de los registros en cuestión.

Esto suena más fácil de lo que es en realidad, sobre todo si el creador ha desaparecido desde hace ya tiempo, y dichos archivos han sido movidos varias veces y han sufrido de un uso intenso.

Archivista y gestor documental

¿Cuál es la diferencia entre ambos? A grandes rasgos, no existe ninguna siendo que los dos son responsables por la salvaguardia y el uso de los archivos. Sin embargo, en algunas organizaciones y países, el gestor documental  es el responsable de la protección del registro desde el momento de su creación hasta la etapa en que se vuelve archivo, mientras que el archivista hará la misma labor, pero sólo a partir de que el registro es ya un archivo. Ambas deben tener las mismas habilidades y conocimientos para garantizar la protección física y la integridad intelectual del documento.

En algunos países, como el Reino Unido, las profesiones de archivista y de gestor documental presentan diferencias marcadas por pautas particulares de ingreso, capacidades del candidato y estándares profesionales, así como por órganos representativos. No obstante, en otras regiones no existe un marco profesional expreso y la gente trabaja en base a ciertas prácticas establecidas. Debemos recordar que alrededor del mundo podemos existen varios voluntarios y otros individuos entusiastas que se interesan por los archivos y los gestionan sin darse cuenta de que, en esencia, son archivistas.

Los objetivos del archivista

Sin importar cuales fuesen sus calificaciones o su cargo, cualquiera que esté a cargo de archivos buscará alcanzar una serie de objetivos:

  • Crear colecciones coherentes a través de una selección bien informada y proactiva,
  • Gestionar efectivamente colecciones lo que asegurará la conservación física de éstas, la creación de información detallada y fidedigna sobre el contenido de las colecciones, y el cuidado constante para garantizar la conservación de las colecciones a largo plazo.
  • Crear un programa de acceso coherente que garantice que quien sea que quiera utilizar el contenido del archivo pueda hacerlo de manera simple y adecuada a sus necesidades.
  • Colaborar con otros mediante, aprovechando la sinergia existente entre las colecciones de archivos, y aumentar las oportunidades de utilizar y conservar colecciones.

Para que aquellos que están a cargo de los archivos puedan alcanzar estos objetivos es vital que trabajen en conjunto con otros profesionales como conservadores, expertos en tecnologías de la información, docentes y artistas, así como con los usuarios para así asegurarse que las colecciones y los servicios propuestos  sean relevantes para ellos y cubran sus necesidades.

Fuente: International Council on Archives (ICA)

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