Procesos de la Gestión Documental

Desde Archinfo 2.0 hemos propuesto a los seguidores que nos den ideas para, una vez al mes, escribir sobre aquello que más les interesa. Pues bien en esta primera ocasión vamos ha hablar sobre los Procesos de la Gestión Documental, tema propuesto por ‎Luna Herlan y que desde aquí queremos agradecer su participación.

 

Los procesos de la gestión documental hay que tenerlos muy claro a la hora de querer implantarla en una archivo, empresa…, hay que saber que lo primero es realizar una buena consultoría por profesionales de la documentación y que puedan ver la situación en ese momento y ofrecerte lo mejor para una buen gestión documental.

Normas de Gestión Documental hay muchas, pero hay que saber qué tipo de proyecto vamos a  abordar, si la digitalización, la gestión documental, la archivística o  la consultoria documental. Pero nos vamos a centrar en la norma ISO 15489 que es quizás la más específica a la que nos vamos a referir en este post.

 

Lo principal para la buena gestión documental es seguir las pautas de la Norma ISO 15489, ya que esta norma trata sobre el sistema de gestión de documentos. Esta norma se centra en los principios de la Gestión Documental y establece los requisitos básicos para las buenas prácticas.

Es en la norma ISO 15489 donde se establecen los procesos de la gestión documental, lo principal es poder comunicar todo el funcionamiento del sistema de gestión documental; ello permite asegurar los criterios de trabajo.

Los procesos de gestión documental que nos propone la norma ISO 15489 tienen siete fases:

1.- La Incorporación de los documentos.

2.- El Registro.

3.- La Clasificación.

4.- El Almacenamiento.

5.- El Acceso.

6.- La Trazabilidad.

7.- La Disponibilidad.

Pero en la misma norma se establecen los periodos de control para comprobar que los procedimientos y requisitos se cumplen y, a su vez, den resultados.


Bibliografia

1.- ALONSO, J.A.; GARCIA ALSINA, M.; LLOVERAS i MORENO, M.Rosa La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

2.- LLANSÓ SANJUAN, J. La Norma UNE-ISO 15489-1 y 2. Análisis y contenido  / Aplicación de la norma.

3.- AENOR. Norma UNE-ISO / TR 15489-2:2006 

4. –Epsilon Gestión Documental.

Deja un comentario