Los requisitos de la gestión documental

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Lucía González Ramos

Lucía González Ramos es periodista por la UCM desde 2004, año en el que comenzó a trabajar como redactora en el periódico asturiano La Voz de Asturias. En el 2006, probó suerte en la televisión en donde trabajó durante casi tres años para informativos y programas en la TPA (la televisión del Principado) y, posteriormente como productora para un magazine de radio. En 2009 su carrera dió un giro radical cuando se sumergió en el maravilloso mundo de la comunicación corporativa, fue cuando empezó a trabajar en el gabinete de prensa de la Federación Asturiana de Empresarios (FADE) en donde estuvo tres años. Allí descubrió la fuerza del mundo 2.0., del marketing online, la publicidad y las redes sociales y fue ahí cuando decidió que se quería dedicar en cuerpo y alma a esa nueva profesión que surgía con fuerza: el community management. En la actualidad trabaja como responsable de comunicación y marketing en la empresa Neosystems.

Y ha escrito para Archinfo 2.0 este práctico post sobre Gestión Documental.

¿Cuáles son los requisitos de una gestión documental de calidad?

Si en tu empresa queréis implantar una gestión documental ya os habréis dado cuenta de la amplia variedad de productos que existen en el mercado. Sólo hace falta buscar en Google para obtener cientos de resultados sobre softwares de gestión documental, cada cual con sus diferentes características y funcionalidades. Y es que, obviamente, no todos son iguales, como todo en esta vida los hay mejores y peores. Es por ello que en este post quiero repasar esos requisitos que considero indispensables y que, cualquier gestor que se precie, ha de tener hoy en día.

Los 7 requisitos de la gestión documental

  1. Que sea social

Sabéis que hoy en día vivimos en una vida muy “social”: Facebook, Twitter, Pinterest… Todo va muy de compartir, de gustar, de colaborar… Y la gestión documental no puede ser ajena a esta realidad. Es por ello que un gestor ha de ofrecer ciertas funcionalidades sociales de tal manera que una persona pueda indicar que “le gusta” un documento, que pueda comentarlo, o incluso “seguirlo”. Otra posibilidad que te dan algunos ECMs y que resulta muy útil es la de establecer relaciones semánticas entre documentos, gracias a las cuales, una persona puede buscar una publicación y encontrar el documento en la que está basada, a la que sustituye, etc. Asimismo, existen softwares de gestión documental que te dan la posibilidad de etiquetar (tags) los contenidos para mejorar y completar el sistema de búsquedas.orange folders row with one red selected

  1. Que defina ciclos de vida, workflows y versiones

¡Qué sería de la gestión documental si no se pudieran definir, administrar y controlar en ella los flujos de trabajo (workflows), así como automatizar los procesos. Es vital que se puedan establecer y personalizar diferentes ciclos de vida para los procesos documentales y contenidos, ya que así se ayuda a la organización de la empresa a mantener éstos bajo control. Por supuesto, todo esto tiene que hacerse de forma colaborativa y con capacidad para gestionar fácilmente versiones de documentos.

  1. Que busque muy bien

La gestión documental debe realizar búsquedas simples y avanzadas. Éstas deben ser potentes y a su vez sencillas, se deben poder guardar y, por supuesto, realizar dentro de los documentos. Quizás hayáis oído hablar de los sistemas de carpetas inteligentes gracias a los cuales un mismo documento puede estar en dos ubicaciones diferentes, una física y otra virtual. Hoy en día son muchos los gestores que incluyen este tipo de sistemas, muy útiles para la organización de los documentos en la empresa.

  1. En la que se puedan gestionar y publicar documentos y contenidos de forma ágil

Existen gestores documentales que te permiten notificar eventos y programar alarmas para avisar, por ejemplo, de un p
lazo que se

 

acaba o caduca. Además, hoy en día, casi todas las gestiones documentales poseen un cuadro de mando (llamado en muchos casos dashboard) a través del cual el usuario puede customizar su página principal y ver en ella sólo aquello que le interesa o que directamente le incumbe: los documentos que sigue, los que le gustan, los que están en proceso… Además, para hacer más atractiva y ágil la navegación, es recomendable que el gestor incorpore un visor a través del cual se visualicen documentos sin falta de descargarlos.

  1. Que sea segura

No hace falta decir que la seguridad es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental ha de implementar los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos, tres características que me gusta definir como el CID, y que obviamente todo sistema que se precie debe de cumplir.

  1. Que se integre

Si en tu empresa trabajáis con Drive te recomiendo que busques un gestor que se integre con Google Docs (también los hay que se integran a la perfección con Microsoft Office o con DropBox). Este tipo de integraciones aportan, sin duda, una novedosa dimensión ofimática.

  1. Y, por supuesto, que sea móvil

Importante es también que el gestor documental tenga un diseño responsive, es decir, que se vea bien en móviles y tabletas. Así el usuario podrá acceder al mismo desde cualquier lugar, en cualquier momento, y visualizar sus documentos sin perder ni un ápice de calidad.

 

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