Gestión documental en la nube ¿sí o no?

 

La semana pasada lanzábamos esta pregunta a nuestros amigos los expertos. Las respuestas no se han hecho esperar y tenemos que decir que en esta ocasión el resultado ha estado bastante igualado: El 100% de los encuestados le dice sí a la nube, aunque muchos lo hacen con condiciones. Casi todos (60%) insisten en la necesidad de que se den una serie de garantías de seguridad y el 40% hace hincapié en el ahorro que supone la nube y que es el sistema ideal para la pyme. Los recelos llegan de mano de la confidencialidad y de la cobertura legal.

Nube sí, pero con garantías y seguridad

SalomeMaria JesusSalomé Lendinez, archivera 2.0, CEO y SEO de Alacaja nos comenta que está totalmente a favor de la nube, siempre y cuando sea con garantías y seguridad. La misma opinión expresan las expertas archiveras María Jesús Valseca, quien nos habla sobre las copias de seguridad y Mónica M. Mouton, que insiste en la necesidad de que se den garantías

MonicaAlfonsoEl archivero Alfonso Ruiz Cagigal  insiste también en la necesidad de que exista una seguridad jurídica (relaciones internacionales) y destaca además, una de las grandes ventajas de la nube: el ahorro.

KarinaEn la misma línea se expresa la archivera, bibliotecaria y documentalista Karina Reyes Serrano quien asegura que “es importante tener en cuenta la transparencia de las condiciones del servicio y control de la gestión documental”. Susana VerdejoSusana Verdejo, consultora especializada en gestión documental y de contenidos, también hace hincapié en el tema de la seguridad y asegura que con la nube se obtiene “acceso inmediato, agilidad, movilidad…”.

Ideal para pymes

W4 Wh Gaxy BiggerLos mexicanos Paper End afirman estar completamente a favor de la nube y sólo hablan de ventajas. Nos comentan que “gracias a que los costes en la nube son menores se facilita el acceso a la gestión documental a las pymes“.

Francisco RicauTambién de pymes nos habla Francisco Ricau, documentalista en el mundo de las TIC, quien aboga por un modelo mixto, “la nube híbrida”, que ya están ofertando algunas empresas de gestión documental. Al igual que Paper End, dice Ricau que para una PYME la nube es una buena opción por el ahorro de costes iniciales del proyecto. “Para una gran empresa, convendría revisar con detalle las condiciones del servicio. El modelo ideal es el mixto (nube híbrida)”, asegura.

JulianEl experto en gestión documental Julian Moyano también defiende la gestión documental en la nube pero con puntualizaciones: “nube sí, y mejor si los datos y aplicaciones cumplen con la normativa estatal“. Jose Luis CarreñoTambién de normativa habla José Luis Carreño, profesional y especialista en archivística en Colombia, quien comenta que “está previsto este tipo de información sea parte de un Programa de Gestión Documental reglamentado mediante Decreto No. 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura”.

No es oro todo lo que reluce

LuzLa documentalista Luz García asegura que, a pesar de las muchas ventajas “con la nube se pierde parte de la confidencialidad“.

enuvoleY ENuvole, especialistas en Gestión de Contenidos, archivos y digitalización, también pone de relieve los tres in convenientes de la nube.

1- Sin Internet no hay nube. Todo depende de que la conexión a Internet funcione. Si no es así, no se podrá acceder a los programas ni los datos.

2- Problemas de cobertura legal. Los servidores de la nube pueden estar en cualquier parte del mundo. Si hay problemas, no está claro qué ley debe aplicarse o si ésta podrá proteger al cliente.

3- Conflictos de propiedad intelectual u otros. La información de los clientes ya no está en sus manos, con lo que pueden surgir problemas sobre a quién pertenece.

Fuente: Neodoc

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