Externalización de archivo y custodia documental

Adrián

Adrián Macias Alegre  colabora en Archinfo 2.0 con un post publicado en su propio blog http://www.dokumentalistas.com/, el post es sobre la externalización de los archivos y su custodia.

 

 by By Adrián Macias on enero, 19, 2015

La externalización de archivo físico es uno de los servicios que está siendo más demandado en la actualidad. Aunque cada vez las empresas y las instituciones están siendo más concientes de los beneficios de la gestión electrónica de los documentos, el paso hacia la oficina sin papeles no están sencillo, ya que no en todos los casos los procesos de digitalización y posterior a

archivolmacenamiento de la documentación cumplen con los requisitos de equivalencia para poder eliminar el original en papel.  Ante esta situación, la opción más viable es el outsourcing de custodia documental, ya en muchos casos la entidad no dispone de espacio suficiente para albergar el volumen de la documentación propia de su archivo intermedio o histórico que ya ha dejado de ser útil en el día a día de su actividad, pero que por ley algunos tipos documentales han de conservarse durante un tiempo determinado.

Por ello, la externalización de custodia constituye sobre todo ventajastraducidas en rentabilidad, tanto para las empresas que ofertan este servicio como para las que lo contratan. Las primeras porque han encontrado una vía de negocio que responde a una necesidad manifiesta y las segundas porque ahorran el alto coste que supondría tener que adaptar sus propias instalaciones para albergar una documentación que necesitan conservar, pero que sin embargo tiene escaso uso en sus actividades diarias.

La externalización requiere por parte de las empresas el cumplimiento de dos requisitos: la realización del almacenaje en condiciones de seguridad y la destrucción certificada de los documentos cuando la ley u otra normativa determine que ha expirado su vigencia. Como mínimo, el proceso de custodia y las instSeguridad informaticaalaciones empleadas para realizarla, así como el personal que atiende el servicio y los procesos de almacenamiento deberán cumplir con los niveles de seguridad correspondientes que dicta la LOPD para el caso de España y con normativas internacionales como la ISO 27001 en los casos pertinentes en los que la disposición española no tenga jurisdicción.

Lo más apropiado es contratar empresas de gestión documental corporativa que están especializadas en almacenamiento y conservación de documentos, en su clasificación y catalogación y además, podrán garantizar una gestión segura de los documentos tanto en el archivo físico como mediante la implementación de medidas y filtros de seguridad en el sistema de información de la empresa. Dichas medidas son de vital importancia, dado que en la actualidad casi todas las entidades están empleando soluciones de software para la gestión de documentos digitalizados y digitales. Dichas medidas implican abordar la seguridad en varios frentes:

  • Seguridad de infraestructura: para asegurar que nadie puede acceder a los documentos si no es a través del programa dedicado a su gestión o los servicios de consulta diseñados para su recuperación. Se estaría evitando el robo de datos e información y el espionaje industrial. Entre las medidas concretas se encuentran:
    • Comunicaciones seguras con https y certificado SSL.
    • Encriptación de los datos almacenados.
    • Copias de seguridad.
  • Autenticación: verificación que quien quiere utilizar las funciones o los servicios expuestos es quien dice ser, lo cual implica normalmente el acceso a espacios de trabajo software en back-end mediante usuario y clave, y medios físicos y biométricos para los espacios físicos de custodia.
  • Autorización: En conjunción con lo anterior, cada uno de los perfiles deberá tener unos niveles de acceso en función de las responsabilidades que asuma en la empresa o institución y los documentos que necesite para desarrollar su trabajo. En ocasiones, los mismos sistemas de gestión documental pueden determinar la implicación de diferentes perfiles de usuario en el ciclo de vida de un documento o conjunto de documentos mediante el diseño de flujos de trabajo en la propia plataforma de gestión de documentos.

Junto con las medidas de seguridad anteriores, los sistema de gestión documental están comenzando a ofrecer cobertura en aspectos no relacionados directamente con la seguridad, pero que sí la favorecen en términos de integridad y confidencialidad de la información y los documentos que la contienen, como:

  • Cumplimiento con estándares de gestión de la información (CMIS, Moreq2, normas ISO)
  • Gestión segura y avanzada de usuarios (soporte LDAP, administración de permisos, creación de roles, etc.)
  • Soporte para firma electrónica
  • Almacenamiento seguro (versionado de documentos, historial del documento, etc.)albaranes

Documentos como Facturas, Contratos, Albaranes y Notificaciones son algunos por los que las empresas requieren invertir en custodia documental y externalización de archivo, ya contienen información relevante de su actividad económica y se producen en grandes cantidades. Es necesario garantizar la conservación de la información que contienen y disponer de espacio adecuado y suficiente para almacenarlas o en su defecto contar con medidas de gestión electrónica apropiadas, aunque esta última opción no siempre es posible por el alto coste que puede llegar a suponer la digitalización, indexación y almacenamiento en un software de gestión documental.

Sea de una u otra forma, las empresas e instituciones en general están optando por una de estas soluciones o ambas para garantizar el acceso a la documentación que se genera por su actividad de negocio y cuyo acceso es continuado si se trata de proyectos, prototipos, plantillas, hojas de cálculo, artículos, informes, patentes, etc.

RENFE es un ejemplo de una empresa que no solo ha decidido externalizar su archivo en lo que se refiere al mero almacenamiento, sino que ha contratado también el proceso completo que incluye recogida y alta de documentos, inventario, gestión de solicitudes de originales y destrucción certificada. La empresa pública ha optado por la UTE formada por Normadat e Informática del Corte Inglés, obteniendo de la primera calidad en las instalaciones y de la segunda herramientas informáticas para la gestión documental. Los servicios de gestión de archivo se aplicaron inicialmente a los servicios centrales y posteriormente han acogido también el AVE, una de las principales líneas de negocio de la entidad. Este salto estratégico puede estar relacionado con la entrada en vigor en diciembre de 2004 de la Ley del Sector Ferroviario que suponía el fin del monopolio de RENFE como titular del servicio de ferrocarril en España y también tenía lugar la creación de Adif, como nuevo organismo encargado de administrar la gestión de infraestructuras y realizar inversiones para construir nuevas líneas en el futuro.

AVE

Referencias

 

Fuente: DoKumentalistas

Deja un comentario