“No estamos preparados para la oficina sin papeles”

Los expertos han hablado, han discutido y han valorado… Tras varios días debatiendo sobre cuál será el futuro que nos espera en el sector de la gestión documental, por fin hemos alcanzado algunas conclusiones de gran valor. Los expertos coinciden en que la gestión documental será imprescindible y clave en un futuro que definen como “halagüeño” y en donde la información aumentará a gran velocidad. Será un futuro marcado por los profesionales, por los metadatos y, por supuesto, por la movilidad. Sin embrago, son varias voces las que aseguran que en los próximos años no diremos un adiós definitivo al papel, ya que “aún no estamos preparados” todavía para la oficina sin papeles.

Nube y movilidad

María ValsecaMaría Valseca , archivera, desconfía en que la nube sea el futuro de la gestión documental. “¿Quien se arriesga a subir documentos confidenciales? Yo no lo haría, lo veo arriesgado. Nunca sabes quién puede ver tus documentos y quizás a ciertas empresas no les interesa que se vean”, asegura Valseca quien cree que el futuro de la gestión documental estará en los profesionales, en saber gestionar y en contratar profesionales titulados.

Francisco RicauSin embargo, Francisco Ricau, documentalista en el mundo de las TIC, sí que destaca la nube (también híbrida) como futuro inmediato de la gestión documental y la movilidad.

DocquijoteY también de movilidad habla Doc Quijote, una empresa que desarrolla aplicaciones innovadoras en el campo de management empresarial. Doc Quijote asegura que la movilidad será la clave en unos años. “La gestión documental estará marcada por el poder acceder desde cualquier lugar”.

Laura ReyesPor su parte, la archivera Laura Reyes, analiza la situación actual de la gestión documental. Dice Reyes que en la actualidad, coexisten diversos sistemas de gestión documental: desde el primer registro manual de correspondencia, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan gran cantidad de documentación. “Ahora mismo estamos ante una gestión documental híbrida“, admite la archivera. Y como otros expertos Laura también cree que “el futuro de la gestión documental está en la nube y la movilidad”, explica.

Imprescindible y clave

Montse Nieto dibuja un futuro en el que ve “muMontse Nietocho poder para los metadatos, como núcleos conectando información”.

Alfonso RuizEl archivero Alfonso Ruiz Cagigal está de acuerdo con esta apreciación pero añade que en el sector público, “también es necesaria la preservación digital y la interoperabilidad“. Es decir, añade, “que el concepto de gestión documental también ha de comprender la solución TIC de e-Archivo y un plan frente a obsolescencia”.

AlacajaSegún Alacaja , consultoría de gestión documental, de archivos y contenido, la gestión documental será imprescindible a todos los niveles dadas las cifras de producción digital.

E NuvolePor su parte, la empresa E-Nuvole, especialistas en gestión de contenidos, archivos y digitalización, explica que en el futuro habrá dos pilares fundamentales que marcarán los próximos años. “La gestión documental acompañada de la gestión del conocimiento será la clave”, aseguran.

Laura RosasLaura Rosas Gonzalez, bibliotecaria y documentalista, también opina que la gestión documental será clave en los próximos años, ya que la información aumentará a una gran velocidad y la documentación en papel irá disminuyendo.

José Luis Muñoz, que se Jose Luis Muñozdefine a sí mismo como archivero en constante búsqueda del principio de procedencia y la innovación en los archivos, habla también de un futuro halagüeño, “siempre y cuando los responsables den visibilidad al trabajo realizado”.

Lejos de la oficina sin papeles

Mónica M. Mouton , archivera teMónica Moutoncnológica autora del blog Docufilos, opina que, a su juicio “hoy en día ya estamos frenando la revolución virtual y estamos asentando cambios en la gestión de documentos”. Aún así añade que sigue “echando de menos es la falta de cultura documental”. Mónica es de las que opina que “no estamos preparados todavía para oficina sin papeles”.

Juan A FernándezDe la misma opinión, son Laura Reyes, quien asegura que ve “la política papel fuera bastante lejana”, Juan Aº Fernandez , archivero, geógrafo y administrador del grupo “Archiveros, Documentalistas” quien comenta que “no estamos preparados para la oficina sin papeles ni lo estaremos en los próximos años” y también José Luis Carreño.

José Luis Carreño

José Luis Carreño, profesional y especialista en archivística, cree que la “política de cero papel aún está muy lejos”. Carreño cree que el futuro está en los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). Básicamente se trata de una aplicación para documentos electrónicos que puede ser usada en documentos físicos.

 

 

Fuente: Neodoc

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