El 45% de los expertos hablan de agilidad y de eficacia como dos características claves de la gestión documental

La semana pasada preguntábamos a los expertos en gestión documental cuál era, a su juicio, la mayor ventaja que aportaba ésta a una empresa. Las respuestas han sido variadas y han tocado diversos temas. Aún así, El 35% de los encuestados coinciden en que el acceso a la información y el poder recuperar de forma ágil, fácil y segura los documentos es la mayor ventaja de la gestión documental. Muchos de los expertos, cerca del 45%, hablan de agilidad y de eficacia como dos características claves de la gestión. Características que se completan con otros términos como: productividad, eficiencia, calidad, valor añadido, etc. Un 20% de los encuestados hablan sobre todo de control y de seguridad como el gran beneficio de la gestión documental en la empresa.

Acceso y recuperación

Francisco RicauArchicomLa empresa especializada en gestión de documentos, asesoría y organización de archivos y bibliotecas, Proyectos Archicom afirma que el acceso a la información es la mayor ventaja que se obtiene de una gestión documental. De la misma opinión es Francisco Ricau, documentalista en el mundo de las TIC, quien asegura que “la ventaja más visible para el usuario es el acceso inmediato y ubicuo a la documentación y el control de versiones”.

KarinaAsimismo, las  Maria Jesusarchiveras   Karina Reyes Serrano y María Jesús Valseca también hacen hincapié en la importancia de la recuperación de información y hablan de tres pilares básicos ” facilidad en la recuperación de la información, mayor acceso a la información y ahorro de tiempo y dinero”

Agilidad y eficacia

Salome

paper endLa empresa mexicana Paper End opina que la mayor ventaja de la gestión documental es que te permite ” agilizar la disponibilidad de información y poder tomar decisiones más rápidas”. De igual modo piensa  Salomé Lendínez , CEO de Alacaja: ” la eficacia es la característica más completa y representativa de Gestión Documental”.

DocquijoteAlbertoLa empresa  docQuijote Software ‏añade que la gestión “mejora  la productividad y la eficiencia en la empresa” y  Alberto Ramos, estudiante de Grado en Información y Documentación, cree que si “la gestión documental formara parte del plan estratégico de cualquier empresa la haría más  competitiva y tendría un valor añadido”.

LuzSobre calidad nos habla la documentalista  Luz García “Para mi el beneficio más importante es, sin duda, la  Calidad, ya que si hay Calidad hay servicio, eficacia y fiabilidad”, asegura Luz.

Orden, control, seguridad

Monica

Jose Luis CarreñoJosé Luis Carreño, especialista en archivística, nos habla de ventajas como “orden, control, costos, eficiencia, seguridad de la información”. Al igual que Mónica M. Mouton, archivera tecnológica, que se queda con el control: “si sabes lo que tienes, se puede recuperar y usar. Lo demás viene en consecuencia”, dice Mónica.

Susana Verdejo

Por último,  Susana Verdejo, documentalista y consultora especializada en gestión documental y de contenidos, cree que la gestión documental “m inimiza los riesgos de pérdida de información”.

Desde neodoc, como siempre, damos las gracias a todos los expertos por haber colaborado, una vez más, en nuestras encuestas sobre gestión documental.

Fuente: Neodoc.es

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