¿Cuáles son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental?

8767_10151317913790211_1348881502_nLucía González Ramos es periodista por la UCM desde 2004, año en el que comenzó a trabajar como redactora en el periódico asturiano La Voz de Asturias. En el 2006, probó suerte en la televisión en donde trabajó durante casi tres años para informativos y programas en la TPA (la televisión del Principado) y, posteriormente como productora para un magazine de radio. En 2009 su carrera dió un giro radical cuando se sumergió en el maravilloso mundo de la comunicación corporativa, fue cuando empezó a trabajar en el gabinete de prensa de la Federación Asturiana de Empresarios (FADE) en donde estuvo tres años. Allí descubrió la fuerza del mundo 2.0., del marketing online, la publicidad y las redes sociales y fue ahí cuando decidió que se quería dedicar en cuerpo y alma a esa nueva profesión que surgía con fuerza: el community management. En la actualidad trabaja como responsable de comunicación y marketing en la empresa Neosystems.

Y ha escrito para Archinfo 2.0 este práctico post sobre Gestión Documental.

Ineficacia, pérdida de tiempo, lentitud en los procesos, redundancias, incumplimientos normativos, duplicidades, inversiones erróneas… Son sólo algunos ejemplos de las terribles consecuencias que puede conllevar en una empresa u organización prescindir de una gestión documental.

Y es que si algo está claro, y hay unanimidad en las opiniones, es que la gestión documental es necesaria, y lo es en todos los ámbitos de la vida, pero sobre todo en el ámbito laboral, puesto que no tener en cuenta la gestión documental puede suponer que una empresa pierda el control, que sea menos competitiva o menos eficaz.

En resumen son tres las consecuencias principales que se derivan de una falta de gestión documental.

  1. Pérdida de tiempo en búsquedas, procesos lentos y redundantes.
  2. Duplicados masivos de documentos y exceso de información sin gestionar.
  3. Dificultades para compartir información.

Donde no hay gestión documental nos encontramos con oficinas colapsadas, llenas de copias y más copias de los mismos documentos, oficinas poco productivas en las que se pierde mucho tiempo y mucho dinero, en las que de forma constante se extravían documentos e información importante… En definitiva, oficinas que son un auténtico caos al que hay que poner remedio con una gestión documental.

Y es que, con una adecuada gestión, las empresas se benefician de importantes ventajas competitivas, ahorros, oportunidades de negocio y un destacado crecimiento de ventas y marca. Esto es así porque una gestión documental aporta seguridad, evita actos de corrupción y, por supuesto, evita la pérdida o deterioro de reputación dando paso a una mayor transparencia en la organización.

Estas son las ventajas y beneficios de la gestión documental:

  1. SEGURIDAD. Con una gestión documental se evita la pérdida de documentos y se accede a la información de manera segura y estructurada.
  2. EFICIENCIA. Se evita la pérdida de tiempo buscando información.
  3. COLABORACIÓN entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
  4. ORGANIZACIÓN que garantiza la fácil recuperación de documentos mediante búsquedas personalizadas, así como la posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento.
  5. AHORRO de costes y de tiempo.

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