Conclusiones XIX Jornadas Archivos Municipales de Arroyomolinos

Los 23 y 24 de mayo se celebró las XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid Arroyomolinos (Madrid), organizada por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid en colaboración con el Ayuntamiento de Arroyomolinos, La Comunidad de Madrid y Anabad, con el título “Gestión Documental: Soluciones para la e-Administración“.

En estas #19gamm se reunieron no sólo el Grupo de Archivero Municipales de Madrid, quienes fueron los anfitriones, sino Archiveros Municipales de varias provincias, empresas especialistas en la gestión documental y la digitalización y consultores documentales; todos ellos trataron como tema principal de las Jornadas del “archivero” o “gestor documental” y su papel dentro de la implantación de la e-administración.

La digitalización hay que acompañarla con la preservación porque sino se perderá el documento. Por lo que hay que reducir en digitalización y aumentar recursos en preservación.

La sociedad de la información demanda la Gestión de la información, la Gestión de los documentos, la Gestión de datos; todo ello hará que nuestra profesión sea “sexi y atractiva”, es decir, que nuestra profesión es una profesión con futuro.

Respecto a la consultoría hay que decir que la externa es más objetiva; y la interna optimiza mejor el conocimiento que se tiene de la propia organización cuando se hace desde el archivo lo pone en valor frente al resto de la organización. Por lo tanto, tal y como dijo Nuria Ameriego “las empresas que apuestan por la consultoría documental, apuestan por la transparencia…”

 Las nuevas tecnologías avanzan a velocidad de vértigo y, la legislación que les da soporte, bastante más despacio. La Adminsitración Electrónica es la nueva vía de comunicación, es el Nuevo Reto para los Archiveros.

El metadato hace que el expediente electrónico sea una unidad de información autónoma del sistema que lo generó. Por lo que hemos conocido un modelo de esquema de metadatos para el expediente electrónico.

Viendo todo esto podemos darnos cuenta que aún no he comentado el gran repaso que dimos a la legislación pertinente, todas aquellas Leyes y los Reales Decretos que están relacionados con la e-Administración y la gran esperada Ley de Transparencia, mencionada en muchas ocasiones en las Jornadas, y hemos finalizado hablando también del Gobierno Abierto, un tema tan en boga en la actualidad.

Para terminar decir que las empresas están creando repositorios o gestores documentales para poder implantar en los Archivos, para el desarrollo de una herramienta de gestión y archivo de documentos electrónicos; ya que en esto repositorios se pueden realizar trabajo de archivo puramente dicho como son Cuadro de Clasificación, Catálogo de tipología documental, catálogo de procedimientos, estudios de valoración de series documentales o cuadros de conservación.

Los Archiveros debemos estar presente en las decisiones importantes de nuestras Instituciones / Empresa privada; sin contar con estos profesionales no podremos realizar un correcto trabajo, ya que la tipología documental, los cuadros de clasificación, estos de valoración, transferencias…. las realizamos los archiveros pero hay que estar presentes en estas decisiones.

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