¿Y esto de la gestión documental cuánto cuesta? ¿es muy cara?

8767_10151317913790211_1348881502_nLucía González Ramos es periodista por la UCM desde 2004, año en el que comenzó a trabajar como redactora en el periódico asturiano La Voz de Asturias. En el 2006, probó suerte en la televisión en donde trabajó durante casi tres años para informativos y programas en la TPA (la televisión del Principado) y, posteriormente como productora para un magazine de radio. En 2009 su carrera dió un giro radical cuando se sumergió en el maravilloso mundo de la comunicación corporativa, fue cuando empezó a trabajar en el gabinete de prensa de la Federación Asturiana de Empresarios (FADE) en donde estuvo tres años. Allí descubrió la fuerza del mundo 2.0., del marketing online, la publicidad y las redes sociales y fue ahí cuando decidió que se quería dedicar en cuerpo y alma a esa nueva profesión que surgía con fuerza: el community management. Ha trabajado  como responsable de comunicación y marketing en la empresa Neosystems y en la actualidad trabaja flame analytics.

Y ha escrito para Archinfo 2.0 este práctico post sobre Gestión Documental.

¿Y esto de la gestión documental cuánto cuesta? ¿es muy cara?

Me vais a permitir en este primer post de la “vuelta al cole” 😉 que, más que un post al uso, os de mi opinión sobre un tema que, en ocasiones, surge en el sector de la gestión documental. Es sobre el tema del precio de los gestores documentales.

Y es que cuando a veces un cliente potencial te pregunta: ¿Y esto de la gestión documental cuánto cuesta? ¿es muy cara? Yo siempre pienso en la misma analogía: ¿Son caros los coches? Bueno, pues depende, los hay de segunda mano por menos de 1000 euros, los hay nuevos por 12000, los hay de lujo con muchos más ceros, etc. Todo depende de las características y prestaciones del vehículo ¿verdad? Pues con la gestión documental pasa exactamente lo mismo. Todo depende de las características del gestor, ya que no todos son iguales.

Me explico: Si la gestión documental se hace a medida de las necesidades del cliente y de la empresa, no solo no resulta cara, sino que, además, se convierte en una manera excelente de ahorrar costes e incluso de conseguir beneficios y, por supuesto, valores añadidos.

Y es que una implantación de gestión documental no es solo comprar el mejor software que hay en el mercado, sino que éste se debe ajustar a nuestras necesidades. Si escogemos un software muy “grande” y muy potente, muy encima de nuestras necesidades, no nos servirá porque quedará por encima de lo que esperamos de él, excederá nuestras necesidades y, por supuesto, saldrá caro, ¡¡carísimo!!.

Pero si partimos de una consultoría previa y analizamos bien los flujos de documentos, las necesidades reales, etc. conseguiremos que la gestión documental sea justo lo que necesitamos. En este caso, los costes no serán elevados, todo lo contario.

Y ahora pensemos:

Yo soy de la firma opinión de que hacerlo bien sale siempre barato y hacerlo mal nos puede salir muy, muy caro.

¡Feliz vuelta al cole a todos!

 

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