Procesos de la Gestión Documental

Desde Archinfo 2.0 hemos propuesto a los seguidores que nos den ideas para, una vez al mes, escribir sobre aquello que más les interesa. Pues bien en esta primera ocasión vamos ha hablar sobre los Procesos de la Gestión Documental, tema propuesto por ‎Luna Herlan y que desde aquí queremos agradecer su participación.

 

Los procesos de la gestión documental hay que tenerlos muy claro a la hora de querer implantarla en una archivo, empresa…, hay que saber que lo primero es realizar una buena consultoría por profesionales de la documentación y que puedan ver la situación en ese momento y ofrecerte lo mejor para una buen gestión documental.

Normas de Gestión Documental hay muchas, pero hay que saber qué tipo de proyecto vamos a  abordar, si la digitalización, la gestión documental, la archivística o  la consultoria documental. Pero nos vamos a centrar en la norma ISO 15489 que es quizás la más específica a la que nos vamos a referir en este post.

 

Lo principal para la buena gestión documental es seguir las pautas de la Norma ISO 15489, ya que esta norma trata sobre el sistema de gestión de documentos. Esta norma se centra en los principios de la Gestión Documental y establece los requisitos básicos para las buenas prácticas.

Es en la norma ISO 15489 donde se establecen los procesos de la gestión documental, lo principal es poder comunicar todo el funcionamiento del sistema de gestión documental; ello permite asegurar los criterios de trabajo.

Los procesos de gestión documental que nos propone la norma ISO 15489 tienen siete fases:

1.- La Incorporación de los documentos.

2.- El Registro.

3.- La Clasificación.

4.- El Almacenamiento.

5.- El Acceso.

6.- La Trazabilidad.

7.- La Disponibilidad.

Pero en la misma norma se establecen los periodos de control para comprobar que los procedimientos y requisitos se cumplen y, a su vez, den resultados.


Bibliografia

1.- ALONSO, J.A.; GARCIA ALSINA, M.; LLOVERAS i MORENO, M.Rosa La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

2.- LLANSÓ SANJUAN, J. La Norma UNE-ISO 15489-1 y 2. Análisis y contenido  / Aplicación de la norma.

3.- AENOR. Norma UNE-ISO / TR 15489-2:2006 

4. –Epsilon Gestión Documental.

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¿Cuáles son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental?

8767_10151317913790211_1348881502_nLucía González Ramos es periodista por la UCM desde 2004, año en el que comenzó a trabajar como redactora en el periódico asturiano La Voz de Asturias. En el 2006, probó suerte en la televisión en donde trabajó durante casi tres años para informativos y programas en la TPA (la televisión del Principado) y, posteriormente como productora para un magazine de radio. En 2009 su carrera dió un giro radical cuando se sumergió en el maravilloso mundo de la comunicación corporativa, fue cuando empezó a trabajar en el gabinete de prensa de la Federación Asturiana de Empresarios (FADE) en donde estuvo tres años. Allí descubrió la fuerza del mundo 2.0., del marketing online, la publicidad y las redes sociales y fue ahí cuando decidió que se quería dedicar en cuerpo y alma a esa nueva profesión que surgía con fuerza: el community management. En la actualidad trabaja como responsable de comunicación y marketing en la empresa Neosystems.

Y ha escrito para Archinfo 2.0 este práctico post sobre Gestión Documental.

Ineficacia, pérdida de tiempo, lentitud en los procesos, redundancias, incumplimientos normativos, duplicidades, inversiones erróneas… Son sólo algunos ejemplos de las terribles consecuencias Continue reading

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Nace PARES 2.0 el renovado Portal de Archivos Españoles

PARES un portal de archivos para facilitar el acceso de forma gratuita al patrimonio documental de España. Tiene 5 millones de registros descriptivos y más de 19 millones de imágenes digitales asociadas

Vídeo de presentación del Portal de Archivos Españoles (PARES), del Ministerio de Cultura

 

 

El director general de Bellas Artes, Bienes Culturales, Archivos y Bibliotecas, Miguel Ángel Recio, ha presentado este martes 10 Continue reading

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Accesibilidad y Transparencia en los Archivos Hispanoamericanos

Cientos de años de Historia, millones de personas, una cultura con base en el pasado y un carácter muy personal. Todo ello se une en los miles de documentos generados por y desde los municipios iberoamericanos, en los que se refleja la historia, la economía y la vida de los pueblos con la herencia castellana, tal como expresa Manuel Lucena: “a América se trasplantaron los caracteres fundamentales del antiguo municipio castellano, con la diferencia de que mientras en la península habían ido perdiendo gran parte de sus facultades e independencia, en los territorios americanos florecieron con grandes fuerzas y desempeñaron un papel fundamental en la vida pública.

En Iberoamérica, en los comienzos del desarrollo de la actividad archivística (desde el I Foro de Archivos Municipales de Tradición Ibérica en 1994) se diagnosticaron tres grandes problemas en los archivos municipales: Precariedad de recursos materiales; Desconocimiento de la actividad archivística; y Aislamiento de los archivos, que debían ser integrados en las ciudades. Se establecieron las siguientes soluciones: agilidad de acceso al archivo; transparencia de la acción administrativa; trabajo interdisciplinar; normalizar los procedimientos archivísticos; garantizar el flujo de documentos y la organización de los archivos.

En el año 1996 la Organización de Estados Americanos (OEA) Continue reading

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Los secretos de la Biblioteca más antigua de Andalucía

 

La Biblioteca Central de Jerez, inaugurada el 23 de abril de 1873, posee más de 100.000 volúmenes y grandes atractivos para los amantes de la literatura, la historia, el cine, la cartelería e incluso la aeronáutica.

El Paraíso. Para uno de los autores más destacados de la literatura del siglo XX, el argentino Jorge Luis Borges, el edén sería algún tipo de biblioteca. Es probable que la Biblioteca Pública Municipal de Jerez se parezca a ese lugar idílico que dibujaba en su imaginación por sus libros, su historia, los documentos, carteles y por los objetos únicos y curiosos que custodia con celo. Esta institución jerezana, la más longeva de Andalucía y una de las más antiguas de España -dato este último aún por contrastar- , tiene de especial hasta la fecha de su inauguración, el 23 de abril de 1873, el día de Miguel de Cervantes. El propio padre Luis Coloma, periodista de la ciudad, realizó la crónica del evento. Continue reading

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